2025年2月22日，东莞市茂名商会首届年例文化节圆满落幕。
这场吸引近800人参与的文化盛宴，不仅以地道的茂名民俗和美食引发乡情共鸣，更因一场“教科书级”的会员签到流程引发关注——仅6名工作人员，如何高效完成800多位会员的签到、指引与礼品发放？答案藏在商会背后的“黑科技”中。
（活动现场 图片来自东莞市茂名商会）
活动筹备初期，商会便依托“东莞市茂名商会”小程序搭建了智能化报名系统。
短短几天内，700余位会员通过小程序自主完成信息填报，秘书处将座位号录入系统，报名者即可分配专属座位号并生成电子停车券。
这一设计彻底告别传统纸质登记、人工核对的繁琐模式，避免了信息错漏，更将组织效率提升数倍。
（签到现场 图片来自东莞市茂名商会）
扫码即查座位，离场免费通行：全流程无纸化体验
活动当日，会员抵达现场后无需排队登记，只需扫描小程序二维码，即可实时查看座位信息，快速定位落座。
而电子停车券则与报名信息深度绑定，离场时向物业出示停车券，即可实现“核销-免费通行”的无缝衔接。
从入场到离场，全程依托数字化工具，既减少人员聚集，又为会员打造了“零等待”的流畅体验。
（签到码）
（小程序座位查询）
传统大型活动中，签到、指引、发礼品等环节往往需要数十人协作，但本次文化节仅由6名工作人员便高效完成任务。
秘密在于小程序后台的智能化管理功能：
1. 座位号智能分区：系统按区域自动生成座位表，工作人员可通过终端设备快速检索会员信息，指引精准到位；
2. 电子名牌与礼品核销：会员扫码后，工作人员同步在后台标记“已签到”，并关联礼品发放记录，杜绝重复领取；
3. 数据实时监控：后台显示签到进度，便于灵活调整现场资源。
（活动现场）
这场高效签到的背后，是东莞市茂名商会对“数字化服务”的前瞻探索。
正如本次活动负责人所言：“年例是文化传承的载体，而技术是连接乡情的纽带。
小程序不仅解决了大规模活动的组织难题，更让会员感受到‘家’的便捷与温度。”
FORWARD
未来，社团云将在商协会小程序的活动管理功能中，进一步整合我们长期积累的丰富经验和成熟的功能模块，推出一款独立的活动管理小程序——“盛会网”。
这款小程序不仅将继承原有平台的优势，还将在功能设计、用户体验和场景适配等方面进行深度优化，以满足不同类型组织在活动策划、执行和管理上的多样化需求。
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